Hoe bereken je of het uitbesteden van je locatiehoreca rendabel is?

Overweeg je om je locatiehoreca uit te besteden, maar weet je niet of het financieel de moeite waard is? Je bent niet de enige. Veel bedrijven en projectorganisaties twijfelen op dit punt, omdat de kosten en opbrengsten van eigen cateringactiviteiten vaak verspreid zijn over meerdere posten en daardoor moeilijk te overzien zijn. Met een gestructureerde aanpak kun je dat veranderen.

In deze gids doorloop je stap voor stap hoe je de rendabiliteit van het uitbesteden van je locatiehoreca berekent. Aan het einde heb je een helder beeld van wat je eigen situatie kost, wat het oplevert en of een externe cateringpartner financieel voordeliger uitpakt.

Breng eerst je huidige kosten in kaart

Voordat je een eerlijke vergelijking kunt maken, moet je weten wat je nu daadwerkelijk uitgeeft aan je locatiehoreca. Dit lijkt vanzelfsprekend, maar in de praktijk zijn cateringkosten op locatie vaak versnipperd over verschillende budgetposten. Begin met het verzamelen van alle relevante kostenposten.

• Personeelskosten: denk aan salarissen, sociale lasten, opleidingskosten en ziekteverzuim van medewerkers die betrokken zijn bij de voorbereiding en uitgifte van maaltijden
• Inkoop van grondstoffen: voedsel, dranken en verbruiksartikelen zoals servies, bestek en verpakkingen
• Apparatuur en onderhoud: keukenapparatuur, koelinstallaties, mobiele units en de bijbehorende servicecontracten
• Energiekosten: gas, water en elektriciteit die direct aan de cateringactiviteiten zijn toe te schrijven
• Indirecte kosten: management- en administratietijd, ruimtegebruik en eventuele vergunningen of keuringseisen

Controleer na deze inventarisatie of je alle posten hebt meegenomen. Een veelgemaakte fout is dat indirecte kosten zoals de tijd van een projectleider of HR-medewerker die de catering coördineert, buiten beschouwing worden gelaten. Reken die mee in een uurtarief. Pas als je een volledig kostenoverzicht hebt, kun je verder met de volgende stap.

Bereken de opbrengsten van je eigen locatiehoreca

Nu je weet wat je uitgeeft, is het tijd om te kijken wat je eigen cateringactiviteiten opleveren. Dit gaat verder dan alleen de directe inkomsten uit maaltijdverkoop. Goede catering op locatie heeft ook indirecte voordelen die je in je berekening moet meenemen.

1. Noteer alle directe inkomsten: bijdragen van medewerkers per maaltijd, vergoedingen van opdrachtgevers of subsidies vanuit arbeidsvoorwaarden
2. Schat de productiviteitswinst: werknemers die op locatie een warme, voedzame maaltijd krijgen, presteren beter en verzuimen minder. Vertaal dit naar een conservatieve waarde per medewerker per dag
3. Reken de waarde van tevredenheid mee: tevreden medewerkers zijn minder snel geneigd het project of de organisatie te verlaten, wat wervings- en inwerkkosten bespaart

Na deze stap heb je een realistisch beeld van wat je eigen cateringoperatie oplevert. Leg dit bedrag naast de kosten uit stap één. Het verschil is je huidige nettoresultaat van de locatiehoreca, positief of negatief. Dit getal vormt de basis voor de vergelijking die je in de volgende stap maakt.

Stel de offerte van een externe cateraar naast je eigen cijfers

Met je eigen kosten en opbrengsten op papier ben je klaar om een eerlijke vergelijking te maken. Vraag bij minimaal twee of drie externe cateraars een gedetailleerde offerte op voor een vergelijkbaar serviceniveau. Let daarbij op de volgende punten.

• Wat is inbegrepen in de prijs? Denk aan personeel, grondstoffen, apparatuur, transport en schoonmaak
• Hoe flexibel is de cateraar bij wisselende aantallen of last-minute wijzigingen?
• Welke dieetwensen worden ondersteund, zoals vegetarisch, veganistisch of halal?
• Zijn er opstartkosten of eenmalige investeringen vereist?
• Wat zijn de contractvoorwaarden en opzegtermijnen?

Vergelijk de totaalprijs van de externe offerte vervolgens met je eigen nettokostencijfer uit stap één. Vergeet niet dat je bij uitbesteding bepaalde vaste kosten kwijtraakt, zoals apparatuuronderhoud en personeelsplanning. Noteer welke kostenposten wegvallen en welke eventueel blijven bestaan, zodat je een appels-met-appelsvergelijking maakt.

Voer de kosten-batenanalyse uit

Nu je alle cijfers bij elkaar hebt, voer je de eigenlijke kosten-batenanalyse catering uit. Dit is het moment waarop je de twee scenario’s naast elkaar legt en het financiële verschil berekent.

1. Stel scenario A op: de totale jaarlijkse kosten van je eigen locatiehoreca, inclusief alle directe en indirecte posten
2. Stel scenario B op: de jaarlijkse kosten bij uitbesteding, inclusief de offerteprijs plus eventuele resterende interne kosten
3. Bereken het verschil tussen A en B. Dit is je potentiële besparing of meerkosten bij uitbesteding
4. Voeg kwalitatieve baten toe: minder managementdruk, hogere kwaliteit van maaltijden, betere naleving van voedselveiligheidsregels en meer flexibiliteit

Een negatief financieel verschil betekent niet automatisch dat uitbesteden onverstandig is. Als de externe cateraar aanzienlijk meer kwaliteit, flexibiliteit of ontzorging biedt, kan dat de hogere prijs rechtvaardigen. Zorg er wel voor dat je die kwalitatieve voordelen zo concreet mogelijk maakt, bijvoorbeeld in bespaarde uren coördinatie per week.

Toets het resultaat aan je operationele doelen

De cijfers vertellen een groot deel van het verhaal, maar de uiteindelijke beslissing draait ook om de vraag of uitbesteden past bij de richting die je organisatie op wil. Leg het resultaat van je analyse naast je bredere operationele doelen.

• Wil je je als organisatie concentreren op je kernactiviteiten en ondersteunende taken zo veel mogelijk uitbesteden?
• Is flexibiliteit belangrijk, bijvoorbeeld omdat je projecten sterk wisselen in omvang of locatie?
• Hoe zwaar weegt de continuïteit van catering bij jou? Wat zijn de gevolgen als de eigen cateringoperatie uitvalt door ziekte of personeelstekort?
• Welke rol speelt duurzaamheid en kwaliteit van voeding in je organisatiebeleid?

Controleer ten slotte of de externe cateraar in staat is te voldoen aan de specifieke eisen van jouw werkomgeving, zoals nachtdiensten, wisselende locaties of strikte voedselveiligheidsprotocollen. Als het antwoord op die vragen positief is én de financiële analyse gunstig uitpakt, is het uitbesteden van je locatiehoreca hoogstwaarschijnlijk de verstandige keuze.

Hoe Sjeff. helpt bij het uitbesteden van je locatiehoreca

Heb je de analyse gemaakt en overweeg je serieus om je cateringkosten op locatie uit handen te geven? Wij begrijpen als geen ander hoe complex en veeleisend catering op een bouw- of werklocatie kan zijn. Sjeff. biedt een totaaloplossing die volledig aansluit op jouw situatie, van de eerste maaltijd tot de laatste dienst.

• Catering op maat: wij passen ons aan jouw aantallen, tijden en locaties aan, ook ’s nachts en in het weekend
• Verse, voedzame maaltijden: bereid in onze mobiele keuken, met aandacht voor vegetarische, veganistische en halal dieetwensen
• Volledige ontzorging: van planning en inkoop tot uitgifte en opruimen, wij regelen het
• Flexibel en betrouwbaar: last-minute wijzigingen in aantallen of locaties zijn voor ons geen probleem
• Transparante afspraken: duidelijke offertes zonder verborgen kosten, zodat jij precies weet waar je aan toe bent

Wil je weten wat Sjeff. voor jouw organisatie kan betekenen? Vraag een offerte op maat aan of neem rechtstreeks contact met ons op. We denken graag met je mee.

Gerelateerde artikelen

• 7 signalen dat zelf de horeca organiseren niet meer bij jouw locatie past
• Hoe voorkom je afhankelijkheid van één vaste cateraar op meerdere locaties?
• Hoe organiseer je catering voor een club met vrijwilligers?
• Hoe pas je catering op locatie aan op de grootte van je team per dag?
• Hoe regelt een evenementenbureau catering voor klanten?
• Wat is de relatie tussen bedrijfscatering en het aantrekken van talent?
• Hoe maak je een bedrijfsborrel onvergetelijk met de juiste catering?
• Wat zijn de hygiëne-eisen voor catering op locatie?
• Wat is catering op locatie en hoe werkt het?
• Hoe kies je catering voor een gemengd publiek met dieetwensen?